Kalkulation

Kalkulation im Handwerk: Der komplette Leitfaden für profitable Angebote

Viele Handwerksbetriebe haben volle Auftragsbücher, aber trotzdem zu wenig Gewinn. Der Grund liegt oft nicht in der Arbeit selbst, sondern in der Kalkulation.

Wer nicht genau weiß, welche Kosten im Betrieb entstehen, wie hoch der eigene Stundenverrechnungssatz sein muss und welchen Deckungsbeitrag ein Auftrag wirklich bringt, kalkuliert häufig nach Gefühl.

Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über die wichtigsten Grundlagen: Kosten, Stundenverrechnungssatz, Deckungsbeitrag, Preisuntergrenze und Break-Even.

Warum Kalkulation im Handwerk so wichtig ist

Ein Auftrag kann auf den ersten Blick gut aussehen. Der Kunde akzeptiert das Angebot, der Kalender ist voll, das Team ist beschäftigt und am Ende wird eine ordentliche Rechnung geschrieben.

Trotzdem kann genau dieser Auftrag wirtschaftlich schwach oder sogar gefährlich sein. Denn Umsatz allein sagt noch nichts darüber aus, ob ein Auftrag wirklich Gewinn bringt.

Entscheidend ist nicht nur, wie viel ein Kunde bezahlt. Entscheidend ist, welche Kosten diesem Auftrag gegenüberstehen und wie viel nach Abzug dieser Kosten übrig bleibt.

1. Kosten verstehen: Was kostet Ihr Betrieb wirklich?

Der erste Schritt jeder Kalkulation ist die Kostenübersicht. Viele Betriebe kennen ihre Materialpreise, aber unterschätzen andere Kostenbereiche.

Zu den wichtigsten Kosten gehören:

• Materialkosten
• Personalkosten
• Fahrzeugkosten
• Werkzeuge und Maschinen
• Versicherungen
• Miete, Lager oder Werkstatt
• Telefon, Internet und Software
• Steuerberater und Verwaltung
• kalkulatorischer Unternehmerlohn

Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten.

Einzelkosten können einem Auftrag direkt zugeordnet werden. Dazu gehören zum Beispiel Material, Fremdleistungen oder direkt geplante Arbeitsstunden.

Gemeinkosten entstehen unabhängig von einem konkreten Auftrag. Sie fallen auch dann an, wenn gerade kein Kunde auf der Baustelle steht. Dazu gehören etwa Büro, Versicherungen, Verwaltung, Software, Miete oder allgemeine Fahrzeugkosten.

2. Stundenverrechnungssatz: Was muss eine Arbeitsstunde kosten?

Einer der wichtigsten Werte im Handwerk ist der Stundenverrechnungssatz. Er beantwortet die Frage:

Wie viel muss eine Arbeitsstunde kosten, damit sie alle Kosten deckt und Gewinn ermöglicht?

Viele Betriebe rechnen zu einfach:

Bruttolohn plus ein kleiner Aufschlag.

Das reicht nicht aus. Denn ein Mitarbeiter kostet den Betrieb mehr als sein Bruttolohn. Zusätzlich entstehen Arbeitgeberanteile, Ausfallzeiten, Urlaub, Krankheit, Arbeitskleidung, Fahrzeuge, Werkzeuge und Verwaltungskosten.

Außerdem ist nicht jede Arbeitsstunde produktiv abrechenbar. Von der theoretischen Jahresarbeitszeit müssen unter anderem abgezogen werden:

• Urlaub
• Feiertage
• Krankheit
• Fahrzeiten
• Materialbeschaffung
• interne Besprechungen
• Organisation und Dokumentation

Deshalb ist die Zahl der produktiven Stunden meist deutlich niedriger, als viele Betriebe zunächst annehmen.

3. Deckungsbeitrag: Nicht jeder Umsatz ist guter Umsatz

Der Deckungsbeitrag zeigt, wie viel ein Auftrag nach Abzug der variablen, direkt zurechenbaren Kosten zur Deckung der übrigen Betriebskosten beiträgt.

Vereinfacht gesagt:

Deckungsbeitrag = Erlös – variable Kosten

Variable Kosten sind zum Beispiel Material, Fremdleistungen oder direkt auftragsbezogene Kosten.

Wichtig ist: Der Deckungsbeitrag ist nicht automatisch der Gewinn. Er zeigt zunächst nur, welcher Betrag übrig bleibt, um Gemeinkosten zu decken und anschließend Gewinn zu erzielen.

Deshalb kann ein großer Auftrag mit hohem Umsatz wirtschaftlich schlechter sein als ein kleiner Auftrag mit besserem Deckungsbeitrag.

4. Preisuntergrenze: Wie weit darf man mit dem Preis heruntergehen?

Viele Handwerksbetriebe geraten unter Preisdruck. Kunden vergleichen Angebote, Mitbewerber bieten günstiger an und manchmal steht die Frage im Raum:

Kann ich mit dem Preis noch etwas runtergehen?

Genau hier ist die Preisuntergrenze wichtig.

Sie zeigt, ab welchem Punkt ein Auftrag wirtschaftlich gefährlich wird. Dabei gibt es nicht nur eine einzige Grenze.

Die langfristige Preisuntergrenze muss alle Kosten decken: Material, Löhne, Gemeinkosten und Unternehmerlohn.

Kurzfristig kann ein Auftrag unter bestimmten Umständen trotzdem sinnvoll sein, wenn er zumindest einen positiven Deckungsbeitrag liefert. Das kann zum Beispiel gelten, wenn freie Kapazitäten vorhanden sind und der Auftrag zur Deckung fixer Kosten beiträgt.

Aber Vorsicht: Wer dauerhaft unter seinen tatsächlichen Kosten arbeitet, beschäftigt zwar sein Team, schwächt aber den Betrieb.

5. Break-Even: Ab wann arbeitet der Betrieb wirklich profitabel?

Der Break-Even-Punkt zeigt, ab wann ein Betrieb seine Kosten gedeckt hat und beginnt, Gewinn zu erzielen.

Einfach gesagt:

Wie viele Aufträge oder Arbeitsstunden brauche ich, um meine Fixkosten zu decken?

Wer seine Fixkosten und den durchschnittlichen Deckungsbeitrag kennt, kann besser einschätzen, welche Auslastung notwendig ist.

Beispiel:

• Fixkosten pro Monat: 12.000 €
• durchschnittlicher Deckungsbeitrag pro Auftrag: 1.500 €

Dann braucht der Betrieb mindestens acht vergleichbare Aufträge, um die Fixkosten zu decken. Erst danach beginnt der wirtschaftlich wirklich interessante Bereich.

Warum viele Betriebe trotzdem nicht sauber kalkulieren

Die Grundlagen sind logisch. Das Problem ist der Alltag.

Kosten ändern sich. Einkaufspreise steigen. Mitarbeiter fallen aus. Fahrzeuge werden teurer. Projekte dauern länger als geplant. Zusatzarbeiten werden nicht dokumentiert.

Wer diese Werte manuell in Excel pflegt, muss diszipliniert und regelmäßig arbeiten. Sonst entsteht schnell wieder eine Kalkulation nach Gefühl.

Genau deshalb ist nicht nur die Formel wichtig. Wichtig ist ein System, das diese Werte im Alltag nutzbar macht.

Was Haegent Core daraus macht

Haegent Core nutzt genau diese betriebswirtschaftlichen Grundlagen und macht sie im Arbeitsalltag nutzbar.

Im System können unter anderem hinterlegt werden:

• Einkaufspreise von Produkten
• Standard-Stundenkostensatz
• Gemeinkostenquote
• Warnschwelle für Deckungsbeitrag
• kritische DB-Schwelle

Diese Werte können anschließend bei Angeboten, Projekten, Projekt-Snapshots und Nachkalkulationen berücksichtigt werden.

So wird aus einer theoretischen Kalkulation ein praktisches Werkzeug für bessere Entscheidungen.

Die Artikel dieser Reihe

Dieser Leitfaden ist der Einstieg in unsere Artikelreihe zur Kalkulation im Handwerk.

• 1. Warum Ihr Gewinn nicht Ihr Gewinn ist
• 2. Vom Stundenlohn zum Angebotspreis – Wie Sie Ihren Stundenverrechnungssatz richtig berechnen
• 3. Deckungsbeitrag einfach erklärt – Warum Umsatz allein nichts über Gewinn aussagt
• 4. Die Preisuntergrenze berechnen – Wann sich ein Auftrag lohnt und wann nicht
• 5. Break-Even im Handwerk – Wie viel Umsatz braucht Ihr Betrieb wirklich?
• 6. Gemeinkosten richtig berechnen – Der Fehler, der viele Handwerksbetriebe Geld kostet

Fazit

Gute Kalkulation ist keine Bürokratie. Sie ist die Grundlage für stabile Preise, gesunde Margen und bessere Entscheidungen.

Wer seine Kosten kennt, kann sicherer anbieten. Wer seinen Stundenverrechnungssatz kennt, verkauft seine Arbeit nicht unter Wert. Wer seinen Deckungsbeitrag kennt, erkennt profitable und unprofitable Aufträge früher.

Und wer seinen Break-Even kennt, versteht, ab wann der Betrieb wirklich Geld verdient.

Haegent Core unterstützt Handwerksbetriebe dabei, Kalkulation, Deckungsbeitrag, Projektkosten und Nachkalkulation zentral und nachvollziehbar zu verwalten.